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Secrétaire technique maitrise d’ouvrage (H/F) Lyon - AMETIS

Expérience
2 à 5 ans
Formation
Niveau 2
Ville
Lyon
Prise de poste
 

Secrétaire technique maitrise d’ouvrage (H/F) 

 

Description du poste : 

La/le secrétaire assiste et seconde les Cadres de la Direction technique. 

 

Missions principales : 

  • Les principales missions sont les suivantes : 
  • Tenue des agendas, gestion des prises de RV et gestion de la tenue des réunions.
  • Prise des appels téléphoniques, certains courriers et suivis
  • Accueil physique du « public  professionnel»
  • Réception et gestion administrative du courrier arrivé
  • Gestion administrative des documents sous forme informatique
  • Frappe des pièces particulières des marchés de travaux (AE, OS, AV, CCAP, etc...,) contrat de maîtrise d'Oeuvre d'exécution bâtiment et VRD, OPC, BET structure, courriers divers, comptes-rendus, bordereaux d’envoi.
  • Photocopies du courrier arrivé et photocopie du courrier départ concernant le Service Technique pour remise au DT qui en effectue le dispatching auprès des RT.
  • Création des dossiers de classement, classement et suivi des pièces dans les dossiers suspendus, création, classement et suivi des dossiers d'archivage.
  • Gestion administrative du classement papier des documents.
  • Gestion administrative des Dossiers des intervenants.
  • Gestion administrative et suivie des pièces des dossiers assurance
  • Suivi des devis des concessionnaires, des contrats cadres, des demandes d'agrément de sous-traitants et des délégations de paiement fournisseurs.
  • Mise à jour  périodique du tableau de bord (planning général) et des tableaux de suivi des coûts travaux
  • Réalisation de dossiers de présentation : utilisation de logiciels de mise en page, recherche d’informations sur une commune.
  • Constitution des dossiers marchés (pièces communes) des entreprises, convocations des entreprises pour signatures des pièces marchés;
  • Convocation des entreprises pour signatures des PV de réception des ouvrages et des DGD.
  • Transmission des documents fin de chantier à l'assureur et à l'investisseur/bailleur.
  • Traitement et suivi des GPA etGBF.

 

Compétences et aptitudes requises : 

1. Qualités personnelles :

  • Organisation et rigueur dans l’exécution des tâches confiées
  • Dynamisme, polyvalence, efficacité et réactivité
  • Ecoute, sens du service, de la solidarité et discrétion professionnelle

 

2. Compétences techniques requises :

 

  • Maitrise parfaite de l’outil informatique (pack office, mise en forme des dossiers intégrants texte, photos, tableaux avec des mises en pages qualitatives)

 

Expérience : 

  • Formation de type BTS Assistant(e) de Direction 
  • Expérience professionnelle de 2 ans minimum (une expérience dans le secteur de la promotion immobilière, du bâtiment ou du logement et/ou une formation complémentaire dans les métiers de l’immobilier serait un atout complémentaire 

 

Conditions : 

  • Poste non cadre à temps plein en CDI basé à Lyon
  • Conditions salariales à déterminer selon profil + TR + Mutuelle
 
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